Mieliśmy okazję współpracować z wrocławską agencją pracy tymczasowej, zatrudniającą głównie pracowników Europy Wschodniej. Firma obsługuje obecnie około 200 pracowników tymczasowych, którym zapewnia pracę i zakwaterowanie w Polsce.
Przy intensywnych działaniach rekrutacyjnych okazało się, że korzystanie z arkusza Excel jest nieefektywne. Współpraca nad danymi kandydatów i gromadzenie dokumentów było coraz bardziej uciążliwe. Agencja zdecydowała się na wdrożenie popularnego na rynku rozwiązania HR do obsługi procesów rekrutacyjnych typu ATS (applicant tracking system). Po kilku miesiącach użytkowania stało się jasne, że organizacja pracy jednego działu nie rozwiąże problemów całej firmy. Problemy działu rekrutacji przeniosły się do administracji i koordynacji.
Przekazywanie danych kandydatów, którzy zostali zatrudnieni było jeszcze bardziej problematyczne. Dział rekrutacji oszczędził czas na bieżącej obsłudze kandydatów, ale przekazanie kompletu informacji dalej trwało dłużej niż wcześniej. Do tego tworzenie raportów dla zarządu wymagało korzystania z wielu źródeł danych, więc zajmowało cały zespół na wiele godzin i nie było wolne od błędów.
Zaproponowaliśmy wdrożenie systemu LightApply, w tym wykorzystanie modułu rekrutacyjnego zamiast wcześniej stosowanego systemu typu ATS. System składa się również z modułów Pracownicy, Projekty i Mieszkania, więc skorzystać z niego mogą wszyscy pracownicy w biurze agencji. Każdy z modułów pozwala na tworzenie akt, przechowywanie dokumentów oraz szybkie znalezienie potrzebnych informacji. Dane kandydata, który zaakceptował ofertę pracy, trafiają do automatycznie utworzonej teczki pracownika. Bezpośrednio z teczki można dowiedzieć się o planowanym okresie zatrudnienia, realizowanym zleceniu oraz zajmowanym przez pracownika mieszkaniu.
Zaproponowane rozwiązanie stanowiło odpowiedź na najważniejszą potrzebę zespołu - prostotę w komunikacji i raportowaniu przebiegu prac do zarządu spółki. Obecnie z systemu LightApply w firmie korzysta codziennie blisko 10 osób. Wyeliminowany został całkowicie czas poświęcany na przenoszenie oraz kopiowanie danych pomiędzy działami. Każdy dział zajmuje się teraz realizacją założonych celów, podejmując decyzje w oparciu o wszystkie dostępne informacje.