Rozwiązania IT w agencjach pracy tymczasowej

Współpraca z agencjami zatrudnienia tymczasowego pozwoliła nam podsumować to, w jaki sposób posługują się technologią. Ten tekst to analiza naszych wywiadów z właścicielami agencji oraz ich pracownikami: menedżerami, koordynatorami i rekruterami. Digitalizacja procesów jest oczywistym krokiem w takiej działalności, ale trudno znaleźć agencję w której wszyscy są zadowoleni z zastosowanych rozwiązań.

Sytuacja w APT

Codzienne zadania koordynatorów i rekruterów w agencji pracy tymczasowej są dużo bardziej zróżnicowane i skomplikowane niż w innych firmach usług HR. Do zapewnienia ciągłości zatrudnienia w projektach, muszą oni przetwarzać dużo większą ilością danych pracowników, zalegalizować ich pobyt i pracę, zapewnić zakwaterowanie, transport, strój roboczy, a czasem nawet narzędzia.

Ogromnym zaskoczeniem były ogromnie różnice w poziomie cyfryzacji działalności agencji. Zdarzały się przypadki, w których podstawowym narzędziem pracy koordynatorów był notatnik (i nie chodzi o aplikację "notatnik" w Windows), a fizyczne teczki pracowników były regularnie przeglądane, aby ustalić czy ważność któregoś z dokumentów się skończyła. Spotkaliśmy tylko jeden przypadek, w którym duży i złożony system ERP został pomyślnie wdrożony i regularnie używany przez wszystkich pracowników.

Arkusze kalkulacyjne są wszędzie!

Najczęściej jednak, spotykamy się z arkuszami kalkulacyjnymi, służącymi do wszystkich aspektów działalności agencji. Każdy z koordynatorów korzysta zwykle z kilku własnych arkuszy, które służą do obsługi wybranych procesów. Oddzielnie rekrutacja, oddzielnie zatrudnienie i legalizacja, dodatkowo zakwaterowanie i zarządzanie innymi zasobami - w sumie nawet kilkanaście niezależnych plików. Do tego wersje archiwalne - co miesiąc kopiują arkusze do odrębnych folderów - choć nie jest to regułą. Jak udostępniają dane współpracownikom? Wysyłają kolejną kopię - np. e-mailem.

praca zespołowa w agencji
Współpraca między pracownikami najczęsciej odbywa się przez wysyłanie arkuszy mailem.

Niestety dość rzadko stosowane są niezwykle przydane funkcje w arkuszach: dokumenty współdzielone w chmurze, kontrola dostępu do danych, automatyczne śledzenie zmian, filtrowanie danych, formatowanie warunkowe, łączenie danych z różnych arkuszy. Dzieje się tak dlatego, że ich uruchomienie wcale nie jest banalne, a za stworzenie własnych arkuszy odpowada dość często sam pracownik agencji.

Oprogramowanie biznesowe w agencjach

Pracownicy tymczasowi są zatrudniani przez samą agencję, więc jeżeli kadry i płace nie są podzlecane, wtedy wdrożenie wyspecjalizowanego programu kadrowego jest konieczne. Problem pojawia się wtedy, gdy mają z niego korzystać nie tylko wykwalifikowane kadrowe. Jest to po prostu kłopotliwe i trudne, a kończy się zwykle tak, że nikt go nie używa. Podobnie jest z systemami klasy ERP, które dają ogromne możliwości, ale przysparzają sporo zmartwień “mniej technicznym” użytkownikom.

Coraz częściej spotykamy się z adaptowaniem systemów CRM (Customer Relationship Management) - programów do zarządzania sprzedażą do potrzeb rekrutacji i koordynacji zatrudnienia. Oferują wiele ciekawych funkcji, ale przeniesienie wielu procesów, typowych dla pracy tymczasowej bywa niedokładne, a czasem niemożliwe. Systemy CRM, z których najczęściej korzystają agencje pochodzą jednak z Rosji, co powoduje, że obecnie wiele z agencji zmienia oprogramowanie.

Co z programami dla branży HR?

Wielu rekruterów korzysta z tzw. ATS-ów czyli systemów rekrutacyjnych. Jest wiele bardzo wygodnych narzędzi tego typu, jednak wtedy działają niezależnie od koordynatorów, którzy nadal muszą sami zapewnić sobie narzędzia do codziennej pracy. Nie ma wtedy mowy o łatwej współpracy pomiędzy koordynatorami a rekruterami. Mimo dobrych programów rekrutacyjnych, pojawiają się kolejne arkusze, kolejne zbędne e-maile i masa dodatkowych plików, które giną gdzieś na dyskach lub pendrive-ach.

rekrutacja z notatnikiem zamiast komputera
Udało nam się znaleźć agencję, w których rekrutacje prowadzone były bez użycia komputera. Podstawowym źródłem informacji do dokonania wyboru kandydatów był papierowy notatnik.

Spotkaliśmy również zastosowanie systemów typu HRM (Human Resources Management), czasem nawet zawierających moduł do rekrutacji i organizacji dokumentów w teczkach pracowniczych. Dwa systemy posiadały nawet podstawowe funkcje programów kadrowo-księgowych i do zarządzania zasobami, np. mieszkaniowymi. Jednak z żadnego z systemów ani właściciele ani pracownicy nie byli zadowoleni. Mimo czasochłonnego i starannego wdrożenia - programy te były trudne w obsłudze i nie oszczędzały użytkownikom cennego czasu .

Jakie są najważniejsze problemy związane z zastosowaniem technologii w agencjach pracy tymczasowej?

Zidentyfikowaliśmy dziesiątki problemów, jednak na potrzeby tego tekstu przedstawimy tylko te najważniejsze:

  1. Nie da się łatwo podsumować aktualnego stanu działań w agencji. Całościowy obraz działalności jest trudno dostępny i wymaga pracy wielu pracowników do zebrania informacji z wielu źródeł i stworzenia przejrzystych raportów. Z tego powodu takie podsumowania tworzone są niezbyt często i pokazują tylko najbardziej podstawowe wskaźniki. Spotkaliśmy się nawet z przypadkiem, w którym kilku specjalistów było zatrudnionych wyłącznie do tego zadania!
  2. Trudno określić które dane są aktualne a które nie. Dane o kandydatach, pracownikach tymczasowych oraz inne informacje przechowywane są w różnych formatach, w wielu wersjach, przez wielu pracowników agencji. Dotarcie do nawet tak banalnej informacji czy dana osoba pracuje w danym projekcie może zająć zaskakująco dużo czasu. Takich przykładów zauważyliśmy setki. W każdym przypaku prosta czynność sprawdzenia informacji mogła zająć godziny i wymagać zaangażowania kilku pracowników.
  3. Współpraca pomiędzy pracownikami agencji jest bardzo utrudniona. Najczęściej mają oni swój własny zestaw danych - tak jakby prowadzili niezależne agencje. Rzeczywistośc jednak pokazuje, że wymiana informacji między nimi jest ciągle potrzebna, a najczęściej stosowana technologia ją utrudnia - zamiast ułatwiać. Przeniesienie pracownika do innego projektu, do innej kwatery lub nawet płynne przeniesienie informacji o zatrudnionym kandydacie do kadr wymaga zbyt wiele czasu i uwagi zbyt wielu pracowników.
  4. Błędy są trudne do wykrycia. Agencje mogą ponosić dość poważne konsekwencje za banalne i często występujące błedy. Literówki, zagubienie dokumentu, nieaktualna data wygaśnięcia pozwolenia, a nawet przegapienie istotnej daty, to ryzyko poniesienia bolesnych kar finansowych.
  5. Oprogramowanie wdrożone w agencji jest sporadycznie i niechętnie używane. W tych agencjach, które dostarczają zaawansowanych systemów swoim pracownikom, prawie zawsze spotykamy się z niechęcią użytkowników. Funkcjonalności, które wydają się przydane są utrapieniem i kolejnym zmartwieniem zamiast ułatwieniem pracy. Pracownicy mają poczucie marnowania czasu na wpisywanie zbędnych danych i często wolą robić to samo w arkuszach kalkulacyjnych! Po wywiadach z tymi pracownikami zauważyliśmy, że programy te były mało przejrzyste, wymagały wielu czynności do podstawowych procesów, a do tego działały bardzo wolno.
  6. Wdrożenie nowego oprogramowania dużo kosztuje i zajmuje dużo czasu. Czas wdrożenia rozbudowanego CRM lub ERP może przekroczyć nawet 6 miesięcy. Trudno oczekiwać od firm wdrożeniowych, że mają doświadczenie we współpracy z agencjami pracy tymczasowej, więc wiele specyficznych wymagań i procesów będzie wymagało zaangażowania analityków, a czasem programistów. Każda godzina specjalistów ma wysoką cenę, a do tego konieczne jest zaangażowanie wielu pracowników agencji. Marzenie o nowym systemie, który załatwi wszystko dość szybko staje się koszmarem.
  7. Rozwój skali działalności agencji obarczony jest ogromnymi kosztami. W tradycyjnym modelu działania na arkuszach należy znacznie ograniczyć ilość pracowników, którymi opiekuje się jeden koordynator mieści się najczęściej w zakresie od 20-50 osób. Może przekroczyć 100 osób dla doświadczonych koordynatorach, pod warunkiem, że wszyscy zatrudnieni są w tym samym projekcie. Jest to zresztą najczęściej stosowany sposób optymalizacji pracy - podział koordynatorów na projekty. Iloma osobami może efektywnie zarządzać koordynator jeżeli ma pod sobą kilka projektów? Znacznie mniej.

Czy warto zainwestować w system dedykowany - na zamówienie?

Zamówienie systemu informatycznego wyłącznie na własne potrzeby wydaje się rozwiązywać większość problemów. Możemy dowolnie zdefiniować procesy, automatyzować najważniejsze działania i dostosować pola danych do specyficznych wymagań.

Analiza biznesowa i wstępny projekt oprogramowania, stworzony przez doświadczonych specjalistów z najlepszych "software-housów" to kilka miesięcy intensywnej pracy, angażującej dużą część zespołu agencji. A to dopiero początek. Tworzenie oprogramowania, testowanie kolejnych wersji, wprowadzanie danych, testy, szkolenia to nie tylko cenny czas, ale również duże koszty wynagrodzenia twórców.

Nie ma również gwaracji, że wynik takiego projektu spełni oczekiwania. Wśród agencji, które wdrażały system na zamówienie - ponad połowa nie zaczęła korzystać z oprogramowania, nad którym pracują dłużej niż 12 miesięcy. W większości pozostałych przypadków stworzony system był wdrożony, jednak zaspokajał niewielką część potrzeb agencji. Należy pamiętać, że takim modelu cyfryzacji nie ma możliwości przetestowania rozwiązania przed dużym zaangażowaniem czasowym finansowym.

Konsultacje przy tworzeniu oprogramowania dedykowanego
Zamówienie oprogramowania wiąże się z dużym zaangażowaniem wielu pracowników agencji.

W jaki sposób system LightApply może rozwiązać problemy agencji?

Nasz pomysł na system oparliśmy na naszym wieloletnim doświadczeniu w branży IT i zbadanych potrzebach agencji pracy tymczasowej. Tworzymy oprogramowanie porównywalne z rozwiązaniami dedykowanymi, jednak zamiast analizować potrzeby jednej firmy, badamy procesy w wielu bardzo podobnych, czyli w agencjach zatrudnienia tymczasowego.

Uruchomiliśmy system, który jest podstawowym narzędziem codziennej pracy rekruterów i koordynatorów. Cyfryzujemy procesy rekrutacyjne, wspieramy komunikację z kandydatami, zapewniamy przetrzymywanie elektronicznych wersji dokumentów pracowników i przypomnienia o terminach ważności. Usprawniamy komunikację wewnętrzną w agencji oraz pomagamy efektywniej i szybciej zarządzać zasobami mieszkaniowymi. Więcej o możliwościach systemu LightApply przeczytać można na stronie "Platforma".

Panel analityczny systemu LightApply na ekranie laptopa
Poza wieloma funkcjami dla rekruterów i koordynatorów, udostępniamy poręczny panel analityczny dla zarządzających agencjami.

System LightApply jest dostępny w chmurze dla wszystkich pracowników agencji, w modelu subskrypcyjnym "SaaS" (Software as a Service - oprogramowanie w formie usługi). Oznacza to niewielką miesięczną płatność abonamentową, zależną od ilości pracowników tymczasowych. Regularnie wprowadzamy nowe funkcje i ulepszenia, które automatycznie pojawiają się w systemie bez konieczności zaangażowania kogokolwiek z agencji. Wszystkim zainteresowanym proponujemy 7-dniowe testy aplikacji.

    Podziel się swoją opinią

    Które problemy wystąpiły w Twojej agencji?
    Nie da się łatwo podsumować aktualnego stanu działań w agencji.Trudno określić które dane są aktualne a które nie.Współpraca pomiędzy pracownikami agencji jest bardzo utrudniona.Błędy są trudne do wykrycia.Oprogramowanie wdrożone w agencji jest używane sporadycznie i niechętnie.Wdrożenie nowego oprogramowania dużo kosztowało i zajęło dużo czasu.Rozwój skali działalności agencji obarczony jest ogromnymi kosztami.