Współpraca z agencjami zatrudnienia tymczasowego pozwoliła nam podsumować to, w jaki sposób posługują się technologią. Ten tekst to analiza naszych wywiadów z właścicielami agencji oraz ich pracownikami: menedżerami, koordynatorami i rekruterami. Digitalizacja procesów jest oczywistym krokiem w takiej działalności, ale trudno znaleźć agencję w której wszyscy są zadowoleni z zastosowanych rozwiązań.
Spis treści
Arkusze kalkulacyjne są wszędzie!
Oprogramowanie biznesowe w agencjach
Co z programami dla branży HR?
Jakie są najważniejsze problemy związane z zastosowaniem technologii w agencjach pracy tymczasowej?
Czy warto zainwestować w system dedykowany - na zamówienie?
W jaki sposób system LightApply może rozwiązać problemy agencji?
Codzienne zadania koordynatorów i rekruterów w agencji pracy tymczasowej są dużo bardziej zróżnicowane i skomplikowane niż w innych firmach usług HR. Do zapewnienia ciągłości zatrudnienia w projektach, muszą oni przetwarzać dużo większą ilością danych pracowników, zalegalizować ich pobyt i pracę, zapewnić zakwaterowanie, transport, strój roboczy, a czasem nawet narzędzia.
Ogromnym zaskoczeniem były ogromnie różnice w poziomie cyfryzacji działalności agencji. Zdarzały się przypadki, w których podstawowym narzędziem pracy koordynatorów był notatnik (i nie chodzi o aplikację "notatnik" w Windows), a fizyczne teczki pracowników były regularnie przeglądane, aby ustalić czy ważność któregoś z dokumentów się skończyła. Spotkaliśmy tylko jeden przypadek, w którym duży i złożony system ERP został pomyślnie wdrożony i regularnie używany przez wszystkich pracowników.
Najczęściej jednak, spotykamy się z arkuszami kalkulacyjnymi, służącymi do wszystkich aspektów działalności agencji. Każdy z koordynatorów korzysta zwykle z kilku własnych arkuszy, które służą do obsługi wybranych procesów. Oddzielnie rekrutacja, oddzielnie zatrudnienie i legalizacja, dodatkowo zakwaterowanie i zarządzanie innymi zasobami - w sumie nawet kilkanaście niezależnych plików. Do tego wersje archiwalne - co miesiąc kopiują arkusze do odrębnych folderów - choć nie jest to regułą. Jak udostępniają dane współpracownikom? Wysyłają kolejną kopię - np. e-mailem.
Niestety dość rzadko stosowane są niezwykle przydane funkcje w arkuszach: dokumenty współdzielone w chmurze, kontrola dostępu do danych, automatyczne śledzenie zmian, filtrowanie danych, formatowanie warunkowe, łączenie danych z różnych arkuszy. Dzieje się tak dlatego, że ich uruchomienie wcale nie jest banalne, a za stworzenie własnych arkuszy odpowada dość często sam pracownik agencji.
Pracownicy tymczasowi są zatrudniani przez samą agencję, więc jeżeli kadry i płace nie są podzlecane, wtedy wdrożenie wyspecjalizowanego programu kadrowego jest konieczne. Problem pojawia się wtedy, gdy mają z niego korzystać nie tylko wykwalifikowane kadrowe. Jest to po prostu kłopotliwe i trudne, a kończy się zwykle tak, że nikt go nie używa. Podobnie jest z systemami klasy ERP, które dają ogromne możliwości, ale przysparzają sporo zmartwień “mniej technicznym” użytkownikom.
Coraz częściej spotykamy się z adaptowaniem systemów CRM (Customer Relationship Management) - programów do zarządzania sprzedażą do potrzeb rekrutacji i koordynacji zatrudnienia. Oferują wiele ciekawych funkcji, ale przeniesienie wielu procesów, typowych dla pracy tymczasowej bywa niedokładne, a czasem niemożliwe. Systemy CRM, z których najczęściej korzystają agencje pochodzą jednak z Rosji, co powoduje, że obecnie wiele z agencji zmienia oprogramowanie.
Wielu rekruterów korzysta z tzw. ATS-ów czyli systemów rekrutacyjnych. Jest wiele bardzo wygodnych narzędzi tego typu, jednak wtedy działają niezależnie od koordynatorów, którzy nadal muszą sami zapewnić sobie narzędzia do codziennej pracy. Nie ma wtedy mowy o łatwej współpracy pomiędzy koordynatorami a rekruterami. Mimo dobrych programów rekrutacyjnych, pojawiają się kolejne arkusze, kolejne zbędne e-maile i masa dodatkowych plików, które giną gdzieś na dyskach lub pendrive-ach.
Spotkaliśmy również zastosowanie systemów typu HRM (Human Resources Management), czasem nawet zawierających moduł do rekrutacji i organizacji dokumentów w teczkach pracowniczych. Dwa systemy posiadały nawet podstawowe funkcje programów kadrowo-księgowych i do zarządzania zasobami, np. mieszkaniowymi. Jednak z żadnego z systemów ani właściciele ani pracownicy nie byli zadowoleni. Mimo czasochłonnego i starannego wdrożenia - programy te były trudne w obsłudze i nie oszczędzały użytkownikom cennego czasu .
Zidentyfikowaliśmy dziesiątki problemów, jednak na potrzeby tego tekstu przedstawimy tylko te najważniejsze:
Zamówienie systemu informatycznego wyłącznie na własne potrzeby wydaje się rozwiązywać większość problemów. Możemy dowolnie zdefiniować procesy, automatyzować najważniejsze działania i dostosować pola danych do specyficznych wymagań.
Analiza biznesowa i wstępny projekt oprogramowania, stworzony przez doświadczonych specjalistów z najlepszych "software-housów" to kilka miesięcy intensywnej pracy, angażującej dużą część zespołu agencji. A to dopiero początek. Tworzenie oprogramowania, testowanie kolejnych wersji, wprowadzanie danych, testy, szkolenia to nie tylko cenny czas, ale również duże koszty wynagrodzenia twórców.
Nie ma również gwaracji, że wynik takiego projektu spełni oczekiwania. Wśród agencji, które wdrażały system na zamówienie - ponad połowa nie zaczęła korzystać z oprogramowania, nad którym pracują dłużej niż 12 miesięcy. W większości pozostałych przypadków stworzony system był wdrożony, jednak zaspokajał niewielką część potrzeb agencji. Należy pamiętać, że takim modelu cyfryzacji nie ma możliwości przetestowania rozwiązania przed dużym zaangażowaniem czasowym finansowym.
Nasz pomysł na system oparliśmy na naszym wieloletnim doświadczeniu w branży IT i zbadanych potrzebach agencji pracy tymczasowej. Tworzymy oprogramowanie porównywalne z rozwiązaniami dedykowanymi, jednak zamiast analizować potrzeby jednej firmy, badamy procesy w wielu bardzo podobnych, czyli w agencjach zatrudnienia tymczasowego.
Uruchomiliśmy system, który jest podstawowym narzędziem codziennej pracy rekruterów i koordynatorów. Cyfryzujemy procesy rekrutacyjne, wspieramy komunikację z kandydatami, zapewniamy przetrzymywanie elektronicznych wersji dokumentów pracowników i przypomnienia o terminach ważności. Usprawniamy komunikację wewnętrzną w agencji oraz pomagamy efektywniej i szybciej zarządzać zasobami mieszkaniowymi. Więcej o możliwościach systemu LightApply przeczytać można na stronie "Platforma".
System LightApply jest dostępny w chmurze dla wszystkich pracowników agencji, w modelu subskrypcyjnym "SaaS" (Software as a Service - oprogramowanie w formie usługi). Oznacza to niewielką miesięczną płatność abonamentową, zależną od ilości pracowników tymczasowych. Regularnie wprowadzamy nowe funkcje i ulepszenia, które automatycznie pojawiają się w systemie bez konieczności zaangażowania kogokolwiek z agencji. Wszystkim zainteresowanym proponujemy 7-dniowe testy aplikacji.